Reklama

Tips & Tricks

Jak bronić się przed zalewem maili w Gmailu?

Radek Grabarek

Radek Grabarek

  • Zaktualizowany:

Gmail to jeden z najpopularniejszych serwisów z darmową skrzynką pocztową na świecie. Gmail oferuje dużą pojemność skrzynki, a używając Google Drive możemy wysyłać maile z wielkimi załącznikami. Filtr antyspamowny w poczcie Google jest wspaniały. Do tego mamy bardzo dobre aplikacje na iPhone, Android oraz wersje mobilną na wszystkie inne telefony komórkowe.

Gmail ma tylko jeden problem. Nie, to my mamy problem. Nie potrafimy utrzymać naszej skrzynki pocztowej w czystości. Jeśli zapisujemy się do coraz to nowych serwisów internetowych lub korzystamy z Gmail jako narzędzia pracy, to bardzo szybko nasza skrzynka odbiorcza zapełni się mnóstwem maili. Jak sobie poradzić z ich powodzią?

Na szczęście nie tylko my mamy takie problemy. Z pomocą przychodzą nam różnego rodzaju serwisy internetowe, dodatki do Gmaila, a nawet sam Google, rozbudowując standardowe opcje swojej poczty. Oto nasz subiektywny przewodnik po narzędziach do zwiększania naszych szans w walce z zalewem maili.

Gmail – rodzaje skrzynek odbiorczych

Kiedyś wszystko było proste. Odbieraliśmy maile, czytaliśmy je, odpowiadaliśmy, a potem je po prostu kasowaliśmy. Teraz dostajemy tyle maili, że części nawet nie otwieramy – wystarczy nam informacja zawarta w tytule. Aby móc lepiej radzić sobie z zawartością naszego maila, Gmail stworzył kilka typów skrzynki odbiorczej.

gmail - rodzaje skrzynek odbiorczych

  • Klasyczna skrzynka odbiorcza zawiera chronologiczną listę otrzymanych maili.
  • Najpierw ważne – tutaj na początek wyświetlane są maile od adresów, które algorytm Google uzna za ważne, czyli od tych, z którymi piszemy najczęściej.
  • Najpierw nieprzeczytane – tu sprawa jest jasna
  • Najpierw oznaczone gwiazdką – przeglądając pocztę, nawet bez otwierania maili, możemy oznaczyć je jako ważne dając im gwiazdkę. Potem wszystko co ważne możemy mieć na wierzchu tuż przed oczami.
  • Priorytety – ten rodzaj skrzynki odbiorczej to miks kilku powyższych trybów. Z jednej strony, na samej górze strony otrzymamy maile nieprzeczytane i uznane przez mechanizm Google za ważne, a tuż pod nimi oznaczone przez nas gwiazdkami.

Gmail Laboratorium

Wchodząc do ustawień poczty Gmail (klikamy ikonkę ze śrubą w prawym górnym rogu ekranu, potem Ustawienia, a następnie Laboratorium) możemy włączyć eksperymentalne funkcje.

laboratorium gmail

Bardzo przydatną funkcją może być automatyczne przechodzenie do następnej wiadomości, zamiast wracać znów do skrzynki odbiorczej.

Inteligentne etykiety pozwolą nam automatycznie sortować przychodzące emaile. Dzięki temu wszelkiego rodzaju newslettery możemy odfiltrować do przeczytania na później, a zająć się tylko pocztą od klientów czy naszych bliskich.

Odpowiedzi bazujące na szablonach pozwalają nam odpowiadać na najczęściej zadawane i powtarzające się pytania. W sam raz do obsługi klienta w firmie lub kiedy sprzedajemy wiele przedmiotów na aukcjach internetowych.

Wyślij email do przyszłości

Jedną z dobrych praktyk przy zarządzaniu naszą skrzynką pocztową jest tak zwana zasada “Inbox zero”. Powinniśmy nie mieć żadnych maili w skrzynce odbiorczej. Na każdy email powinniśmy odpowiedzieć od razu po jego otrzymaniu lub, jeśli nie wymaga on odpowiedzi, wystarczy go zarchiwizować lub skasować. Co jednak zrobić, kiedy potrzebujemy wrócić do danej sprawy za tydzień, jutro wieczorem lub za rok? Z pomocą przychodzi nam Boomerang!

Boomerang for Gmail

Boomerang Gmail LogoBoomerang for Gmail to dodatek do przeglądarek Google Chrome lub Mozilla Firefox. Po jego zainstalowaniu, kiedy zalogujemy się do Gmaila i będziemy chcieli napisać nową wiadomość lub odpowiedzieć na maila, zobaczymy ikonkę kolorowego Boomerangu.

Najważniejszą rzeczą do jakiej Boomerang nam się przyda, to wysyłanie maili w przyszłość. Po co? Dostaliśmy maila, z którym w tej chwili nic nie możemy zrobić, bo nie mamy odpowiednich informacji lub czasu na odpowiedź, więc wysyłamy sobie takiego maila na jutro lub inny dowolny dzień i porę, kiedy będziemy mogli się nim zająć.

boomerang gmail

Boomerang jest na tyle sprytny, że może nawet przypomnieć o tym, że ktoś nie odpowiedział na naszego maila, więc możemy mu o tym jeszcze raz przypomnieć. Boomerang pozwala także na zaplanowanie wysłania nowego maila lub odpowiedzi na konkretny czas. Serwis umożliwia także wysyłanie maili w określonych odstępach czasu. Dostęp do ustawień Boomeranga znajdziemy w prawym górnym rogu Gmaila.

FollowUp.CC

FollowUp.CC – serwis kryjący się pod tym trochę dziwnym adresem –  jest w pewien sposób podobny do Boomeranga, ale działa we wszystkich przeglądarkach internetowych, bo nie trzeba niczego instalować. Jedyną wadą może być to, że darmowa wersja pozwala tylko na wykorzystanie 20 przypomnień na miesiąc.

Zasada działania FollowUp.CC jest bardzo prosta. Piszemy naszego maila i w polu Ukryte do wiadomości (BCC) wpisujemy maila z w formacie ilość_godzin@followup.cc, data@followup.cc, dzień_tygodnia@followup.cc, pora_dnia@followup.cc korzystając języka angielskiego i elementarnej logiki:

  • 12hours@followup.cc
  • apr21@followup.cc
  • sunday@followup.cc
  • 9am@followup.cc
  • etc.

Mail pojawi się w naszej skrzynce odbiorczej o odpowiedniej porze. Proste? Proste! Co więcej FollowUp.CC przyśle nam maila, w którym będziemy mogli od razu włączyć wiadomości drzemkę, czyli sprawić, aby ten email dotarł do nas za kilka godzin, dni czy tygodni.

HassleMe

Ok, wysyłanie maili o określonych porach i otrzymywanie powiadomień mamy opanowane, a co gdybyśmy chcieli dostawać przypomnienia o bardziej przypadkowych porach? HassleMe pomoże wielu mężczyznom pamiętać o kupieniu kwiatów dla ich wybranek, ale nie zawsze co miesiąc o tej samej porze. Raz może to być dwa dni wcześniej, innym razem 5 dni później. Przykładów może być więcej. Zasada działania taka sama – wysyłanie powiadomień w przybliżonym okresie czasu.

The Email Game

The Email Game stara się zamienić zarządzanie naszą pocztą w grę. Gry są fajne, nie prawda? The Email Game importuje nasze maile i pakuje je standardowo w paczki po 30 maili. Średnio na zrobienie coś z mailem dostaniemy 30 sekund. Dla większych wiadomości będzie to trochę dłużej. Musimy uważać, aby licznik czasu nie dobił do zera. Na maila musimy odpowiedzieć, wysłać go komuś, wysłać w przyszłość, zarchiwizować, skasować lub pominąć, wtedy pozostanie w skrzynce odbiorczej.

The Email Game posiada duże przyciski z najważniejszymi czynnościami, więc łatwiej jest też nam nawigować po skrzynce niż w tradycyjnej poczcie Gmail.

Które za zaproponowanych narzędzi wykorzystacie na pewno? A może znacie jeszcze jakieś inne sztuczki?

Radek Grabarek

Radek Grabarek

Najnowsze od Radek Grabarek

Editorial Guidelines